Online-Bankauszüge als Belege zur Steuererklärung


OFD Münster, Verfügung vom 17.5.2005 – Kurzinformation Einkommensteuer Nr. 18/2005
Es ist gefragt worden, ob als Zahlungsnachweise im Rahmen von Steuererklärungen anstelle von konventionellen Kontoauszügen auch ausgedruckte Online-Bankauszüge verwendet werden können.

Dazu wird wie folgt Stellung genommen:

„… u. E. bestehen grundsätzlich keine Bedenken, als Zahlungsnachweise bei der Abgabe von Steuererklärungen anstelle von konventionellen Kontoauszügen ausgedruckte Online-Bankauszüge zu verwenden.

Soweit es sich bei den Steuerpflichtigen jedoch um Geschäftskunden handelt, wird auf Folgendes hingewiesen:

Allein mit dem Ausdruck des elektronischen Kontoauszuges auf Papier genügt der Buchführungspflichtige nicht den nach § 147 AO bestehenden Aufbewahrungspflichten, da es sich um ein originär digitales Dokument handelt. Der elektronische Kontoauszug ist folglich durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren (vgl. § 147 Abs. 2, 5 AO, Tz. VIII/b Nr. 2 des BMF-Schreibens vom 7.11.1995, IV A 8 – S 0316 – 52/95, BStBl. I, 738). Dabei sind die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme zu beachten (vgl. Anlage zum o. g. BMF-Schreiben). Diese setzen u. a. voraus, dass die übermittelten Daten vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht verändert werden können. Diese Anforderung kann jedoch nach unseren Erkenntnissen mit den derzeit eingesetzten Softwareprodukten nicht erfüllt werden, da diese keine Indexierung (programmgesteuerte Zuteilung eines unveränderbaren Indexes bei Eingang des Dokuments) vorsehen.

Auf die Übermittlung und Aufbewahrung der von den Kreditinstituten ausgedruckten Kontoauszüge in Papierform kann daher bei Geschäftskunden grundsätzlich nicht verzichtet werden …“


Praxis-Info!

Zum Ausdruck und zur Aufbewahrung eines elektronischen Kontoauszugs im Onlinebanking-Verfahren wurde bereits von der OFD München (Verfügung vom 6.8.2004 – S – 0317 – 34 St 324) und der OFD Nürnberg (Verfügung vom 6.8.2004, S – 0317 A – 45/St 41) eine nahezu gleichlautende Stellungnahme abgegeben (vgl. BC 10/2004, S.VIII, siehe hier).

Die bayerische Finanzverwaltung weist jedoch noch auf folgende Besonderheit hin: Sofern das Kreditinstitut zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusendet, dürfen auch Softwarelösungen zur Aufbewahrung von elektronischen Bank-Kontoauszügen eingesetzt werden, welche Belege nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieterakkreditierung nach dem Signaturgesetz versehen können.

Auf diesem Weg wäre eine weitere Kontrollmöglichkeit geschaffen und den gesetzlichen Anforderungen des § 355 HGB wäre Genüge getan.

In jedem Fall dürfte es möglich sein, den eingegangenen Bank-Kontoauszug in Papierform in einem eigenen Archivsystem (digital) abzulegen und anschließend den Originalbeleg zu vernichten, ohne dass dies den Grundsätzen ordnungmäßiger Buchführung (GoB) entgegen stünde (§§ 146 Abs. 5, 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Handfeste Praxistipps zur Einführung von Archivierungssystemen im Rechnungswesen vermitteln die Beiträge von Röckenschuß/Bürger (BC 1/2002, S. 5 ff.) sowie Vehoff (BC 6/2005, S. 126 ff.) [Anm. d. Red.]