Ausdruck und Aufbewahrung eines elektronischen Kontoauszugs im Onlinebanking-Verfahren


OFD München, Verfügung vom 6.8.2004 – S – 0317 – 34 St 324

OFD Nürnberg, Verfügung vom 6.8.2004, S – 0317 A – 45/St 41

Kreditinstitute und Buchführungspflichtige, die das sog. Homebanking- oder auch das Onlinebanking-Verfahren einsetzen, fragen vermehrt an, ob auf die Übermittlung und Aufbewahrung der von den Kreditinstituten ausgedruckten Kontoauszüge in Papierform verzichtet werden kann.

Dies ist bei Geschäftskunden (= Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige i. S. des § 145 AO ff.) regelmäßig zu verneinen.

Der am Homebanking-Verfahren teilnehmende Bankkunde erhält vom Kreditinstitut einen sog. elektronischen Kontoauszug auf seinen PC übermittelt. Mit dem Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs auf Papier genügt der Buchführungspflichtige den nach § 147 AO bestehenden Aufbewahrungspflichten nicht, da es sich um ein originär digitales Dokument handelt. Der elektronische Kontoauszug ist folglich durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren, siehe § 147 Abs. 2 und 5 AO sowie Tz. VIII/b Nr. 2 des BMF-Schreibens vom 7.11.1995 (IV A 8 – S 0316 – 52/95, BStBl. I, 738). Dabei sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu beachten, die als Anlage zum o. g. BMF-Schreiben veröffentlicht sind. Diese setzen u. a. voraus, dass die in den vorgenannten Verfahren übermittelten Daten vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht verändert werden können. Mit den derzeit eingesetzten Softwareprodukten können diese Anforderungen regelmäßig nicht erfüllt werden, da diese keine sog. Indexierung, also eine programmgesteuerte Zuteilung eines unveränderbaren Indexes bei Eingang des Dokuments vorsehen.

Anders kann die Entscheidung dann ausfallen, wenn das Kreditinstitut zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusendet. Somit wäre eine weitere Kontrollmöglichkeit geschaffen und den gesetzlichen Anforderungen des § 355 HGB wäre Genüge getan.

Im Privatkundenbereich (Steuerzahler ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 145 AO ff.) besteht keine Aufbewahrungspflicht. Hierzu wird gebeten, Karte 1 zu § 97 AO zu beachten.

Praxis-Info:

Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen (gemäß § 147 Abs. 2 AO) im Original aufbewahrt werden. Lieferscheine, Rechnungen, Buchungsbelege usw. – und auch Bank-Kontoauszüge – können auf elektronischen Datenträgern gespeichert werden. Voraussetzung: Die Reproduktion muss stets mit dem Originalbeleg übereinstimmen. Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen usw.) erhalten bleiben (Wahrung der Identität und Gewährleistung der Fälschungssicherheit).

Nach Einschätzung der Finanzverwaltung bieten die Softwarelösungen zur Aufbewahrung von elektronischen Bank-Kontoauszügen keine Möglichkeit, die Belege mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieterakkreditierung nach dem Signaturgesetz zu versehen. Darüber hinaus muss eine elektronische Belegarchivierung die Vorgaben für den Datenzugriff der Außenprüfung erfüllen; dabei ist insbesondere die maschinelle Auswertung oder Wiedergabe auf maschinell verwertbaren Datenträgern sicherzustellen (siehe § 147 Abs. 6 AO).

Umgekehrt dürfte es in jedem Fall möglich sein, den eingegangenen Bank-Kontoauszug in Papierform in einem eigenen Archivsystem (digital) abzulegen und anschließend den Originalbeleg zu vernichten, ohne dass dies den Grundsätzen ordnungmäßiger Buchführung (GoB) entgegen stünde (§§ 146 Abs. 5, 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Handfeste Praxistipps zur Einführung von Archivierungssystemen im Rechnungswesen vermittelt der Beitrag von Röckenschuß/Bürger, BC 1/2002, S. 5 ff. [Anm. d. Red.]