Elektronische Archivierung von Tagesrechnungen und Lieferscheinen


OFD München, Verfügung vom 25.9.2003, S 0317 – 29 St 324

Im OFD-Bereich München gehen in letzter Zeit verstärkt Anfragen von Apotheken mit der Fragestellung ein, ob eine elektronische Archivierung von Tagesrechnungen vorgenommen werden kann.

 

Originäre Rechnungsdaten auf CD vom Lieferanten

 

Die Fragesteller beabsichtigen, ihre in Papierform vorliegenden Rechnungen und Lieferscheine zu vernichten und statt dessen auf ein ihnen angebotenes Archivierungssystem zurückzugreifen. Dieses System erfasst die Inhalte der nach § 147 Abs. 1 AO aufzubewahrenden Unterlagen bereits beim Großhändler tagesaktuell digital. Auf der Internetseite des Großhändlers werden den Apotheken diese Unterlagen zur Kontrolle, Einsicht und ggf. zum Ausdruck zur Verfügung gestellt.

Diese Daten werden zum Jahresende fälschungssicher und verschlüsselt auf CD kopiert und den Apotheken zusammen mit einer Wiedergabe-Software übersandt. Nach Ansicht des Programmvertreibers sei die CD das originär (digitale) Dokument; die dem Apotheker überlassene Rechnung in Papierform stelle lediglich ein Begleitdokument – eine Art Zweitschrift – dar, das lediglich dann aufbewahrungspflichtig sei, wenn der Apotheker auf dem Dokument (steuerlich relevante) Notizen vornehme.

Das beschriebene Verfahren ist aus mehreren Gründen abzulehnen:

 

GoBS nicht erfüllt

 

Das zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ergangene BMF-Schreiben vom 7.11.1995 (vgl. BiBu 12/1996, S. 265 ff.) fordert unter II. a) Angaben zur Kontierung, zum Ablagesystem und zum Buchungsdatum auf dem Beleg. Diese Vorgabe kann nur der Papierbeleg erfüllen, zumal dem Steuerpflichtigen keine andere Unterlage zum Buchungszeitpunkt zur Verfügung steht.

 

Kein Vorsteuerabzug

 

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG ist u.a. eine Rechnung i. S. des § 14 UStG. Nach dem BFH-Urteil vom 16.4.1997 (BStBl. II, S. 582) setzt die Ausübung des Rechts auf Vorsteuerabzug voraus, dass der Steuerpflichtige im Besitz der Originalrechnung ist. Als Rechnung gilt gemäß § 14 Abs. 3 Satz 2 UStG zwar auch eine mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieterakkreditierung nach dem Signaturgesetz versehene elektronische Abrechnung. Diese Voraussetzungen erfüllen aber die Daten auf der vom Archivsystemhersteller überlassenen Original-CD nicht.

 

Datenzugriff der Außenprüfung

 

Ob die Vorgaben für den Datenzugriff der Außenprüfung erfüllt sind (§ 147 Abs. 6 AO), wenn für das Lesen der CD eine eigene Wiedergabesoftware benötigt wird, erscheint zumindest zweifelhaft, da auf den Prüfernotebooks keine fremde Software installiert werden kann.

Soweit die eingegangenen Rechnungen inhaltlich dieselben Angaben wie die Lieferscheine enthalten (insbesondere Art und Umfang des Leistungsgegenstands), brauchen die Lieferscheine nicht (zusätzlich) aufbewahrt werden.

 

Archivierung zulässig

 

Der Steuerpflichtige hat natürlich die Möglichkeit, den eingegangenen, kontierten und gebuchten Papierbeleg in einem eigenen Archivsystem (digital) abzulegen und anschließend den Originalbeleg zu vernichten, ohne dass dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und auch dem Vorsteuerabzug entgegen stünde (§§ 146 Abs. 5, 147 Nr. 2 AO). Das o. g. BFH-Urteil fordert (lediglich) den Besitz der Originalunterlage im Zeitpunkt der Geltendmachung des Vorsteuerabzugs.

 

Verantwortlichkeit des Steuerpflichtigen

 

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass für die Einhaltung der GoB und der GoBS allein der Steuerpflichtige verantwortlich ist (Rdn. 9 GoBS). Diese Verantwortlichkeit erstreckt sich auch auf fremderstellte Systeme. Der Steuerpflichtige hat somit u.a. auch die Datensicherheit zu gewährleisten und Vorsorge gegen Datenverlust, Unauffindbarkeit und Vernichtung zu treffen (Rdn. 5 GoBS).

 

Praxis-Info:

 

Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen (gemäß § 147 Abs. 2 AO) im Original aufbewahrt werden. Lieferscheine, Rechnungen, Buchungsbelege usw. können auf elektronischen Datenträgern gespeichert werden. Dies setzt voraus, dass die Reproduktion stets mit dem Originalbeleg übereinstimmen muss. Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen usw.) erhalten bleiben.

Zur Archivierung von Lieferscheinen auf CD hat bereits die OFD Frankfurt (Verfügung vom 24.5.2002, S 0317 A – 3 – St III 24, vgl. BC 7/2002, S. X) Stellung genommen. Handfeste Praxistipps zur Einführung von Archivierungssystemen im Rechnungswesen vermittelt der Beitrag von Röckenschuß/Bürger, BC 1/2002, S. 5 ff. [Anm. d. Red.]