Neue Anforderungen an E-Mail-Signaturen


EHUG vom 15.11.2006

Am 1.1.2007 ist das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) in Kraft getreten. Es regelt neben der Einführung der elektronischen Register (Näheres in BC 12/2006, S. XII, hier) auch, dass die vollständigen Gesellschafterangaben auf Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“ (d.h. in jeder Form) anzugeben sind. Damit gelten ausdrücklich für E-Mails, Faxe, Postkarten oder andere Schreiben, die Geschäftsbriefe ersetzen, die Formvorschriften.

Solche Schreiben (i.d.R. der gesamte externe Schriftverkehr, der an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist, z.B. Auftragsbestätigungen, Angebote, Bestellscheine, Rechnungen, elektronische Warenkörbe, vermutlich auch Newsletter) müssen nun Angaben (§ 37a HGB, § 80 Abs. 1 Satz 1 AktG, § 35a Abs. 1 Satz 1 GmbHG) enthalten über:

  • den vollständigen Firmennamen (wie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister eingetragen ist),
  • Rechtsformzusatz (z.B. GmbH, KG, OHG, AG, e.K. etc.),
  • Sitz des Unternehmens (satzungsmäßiger „Hauptsitz“, auch wenn der Geschäftsbrief z.B. von einer Zweigniederlassung aus verschickt wird),
  • Registernummer (des Unternehmens, nicht einer Zweigniederlassung),
  • Registergericht (des Unternehmens, nicht einer Zweigniederlassung),
  • bei GmbH, AG, KG, GmbH & Co. KG zusätzlich Geschäftsführer/Vorstandsmitglieder/ Vorstandsvorsitzender/Aufsichtsratsvorsitzender mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen,
  • bei GmbH und AG: Es gelten zusätzliche Angabepflichten, sofern (freiwillige) Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden, sowie für Geschäftsbriefe und Bestellscheine von einer Zweigniederlassung mit Sitz im Ausland (im Einzelnen siehe § 80 Abs. 1, Abs. 4 AktG, § 35a Abs. 1, Abs. 4 GmbHG).

 

Hinweis:

Ausgenommen von der sog. „Fußleistenpflicht“ sind Mitteilungen oder Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen (z.B. Lieferscheine, § 37a Abs. 2 HGB); für diese werden üblicherweise Vordrucke verwendet, in die lediglich die besonderen Angaben eingefügt werden, die im Einzelfall erforderlich sind (z.B. die einzelnen gelieferten Artikel).

Die "Fußleistenpflicht" für die im jeweiligen Geschäftszweig üblichen Vordrucke kann somit entfallen, wenn die (oben genannten) Pflichtangaben bereits vorher einmal gemacht worden sind (z.B. bei Vertragsabschluss); einerlei ist dabei, ob das schon lange her ist!

Bestellscheine fallen jedoch ausdrücklich nicht unter diese Ausnahme, das heißt, sie müssen in jedem Fall die Pflichtangaben enthalten (§ 37a Abs. 3 HGB).

(§ 37a HGB, § 80 AktG, § 35a GmbHG)

Allgemein gilt: Im Zweifelsfall, die Pflichtangaben machen!

 

Praxistipps:

  • Die Pflichtangaben müssen in der E-Mail deutlich lesbar enthalten sein. Eine angehängte Visitenkarte (mangelnde Kompatibilität) oder lediglich ein Link auf das Impressum der Unternehmens-Website dürfte nicht ausreichend sein!
  • Aus Vereinfachungsgründen empfiehlt es sich, die Angaben im "Signaturenfeld" einzupflegen, das bei jeder ausgehenden E-Mail automatisiert aufgerufen wird. Im Programm "Outlook" lässt sich die Signatur unter "Extras/Optionen/E-Mail-Format (Signaturen)" eingeben.
  • Musterbriefbögen, die – abhängig von der Rechtsform des Unternehmens – die erforderlichen Angaben auf Geschäftsbriefen beinhalten, hat die IHK Stuttgart zusammengestellt (hier).

 

Nicht als Geschäftsbrief gelten:

  • der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Filialen und Niederlassungen des Unternehmens,
  • Lieferscheine, Empfangsscheine, Abholbenachrichtigungen u.Ä., die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung als ausgefüllte Formulare ausgetauscht werden (s.o.),
  • Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet sind, z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.

 

Praxishinweis:

Die Neuregelung betrifft Unternehmen, die im Handels- oder im Genossenschaftsregister eingetragen sind.

Bitte beachten! Kleingewerbetreibende, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, müssen jedoch ab dem 22.5.2007 auf allen Geschäftsbriefen zusätzlich zum ausgeschriebenen Vor- und Zunamen eine ladungsfähige Anschrift angeben.

 

[Anm. d. Red.]

BC 2/2007